Por si os interesa, os recuerdo que ya había escrito por aquí dos posts (1 – 2) sobre el tema.

Hace tiempo contaba algunas de las prácticas que estaba probando para mejorar la productividad. Pues bien, sigo buscando la fórmula óptima, y por el camino me he encontrado con Pomodoro, la técnica que estoy aplicando últimamente, y con la que estoy bastante contento.

El funcionamiento es muy simple: trabajar en tandas de 25 minutos. Pero 25 minutos de verdad, concentrado en un tema concreto, sin despistes. OJO: es imprescindible deshabilitar notificaciones de correo, mensajería instantánea… TODO. Cada vez que termina un bloque haces un descanso de 4 ó 5 minutos, y cada cuatro bloques (algunos recomiendan que sea cada tres) uno más largo de unos 15 minutos.

No lo aplico todos los días, pero, sobre todo, para esos momentos en que te cuesta concentrarte, es de lo mejor que he probado.

Lo ideal es buscar alguna aplicación que se encargue de llevar el tiempo de manera automática. Hay un grupo de Google que es bastante activo y crea “timers” para diferentes plataformas: aquí encontraréis versiones para Linux, Windows, Mac…

Llevo un tiempo en busca del mejor gestor de proyectos. Y digo “el mejor gestor de proyectos” entendiendo como tal el que mejor se ajusta a mis demandas, claro…

El año pasado estuve durante un tiempo administrando dotProject para mi anterior empresa, y la verdad es que me parecía muy completo, pero también muy lento. Quizá tiene demasiadas funcionalidades que no utilizo, como los tickets o algunos de los módulos financieros, así que probé otros online más simples como TaskaDo o Project2Manage, y otros de escritorio (para Ubuntu) como gPlanner y OpenProj. En ningún caso ninguno de ellos me ha dado todo lo que necesito, y tampoco en otros casos en que opté por algunos métodos caseros para mejorar mi productividad.

Ahora utilizo la herramienta de GTD, Thinking Rock (muy recomendable!), que sí me está ayudando a llevar mis tareas al día. No obstante,  en ocasiones es necesario poder mirar con perspectiva todos los proyectos de manera simultánea, y para ello, las gráficas de Gantt son lo más útil. Una funcionalidad que, claro, Thinking Rock no ofrece.

¿Aparecerá algún día una herramienta completa, que permita integrar de manera sencilla un gestor de tareas y un gestor de proyectos?

Si de verdad alguna vez te has planteado cómo sería tu vida siendo rico, seguro que, en la mayoría de los casos, te ves como una persona con TIEMPO. Una de mis obsesiones en los últimos meses es, precisamente, la gestión del tiempo. Has pensado alguna vez cómo sería tu vida si tuvieras una o dos horas más al día?

Hay mucho contenido sobre GTD (Getting Things Done) y la productividad personal en su sentido más amplio, pero lo cierto es que las técnicas que te van a hacer más productivo pueden no ser igual que las mías o las de tus amigos.

Desde hace aproximadamente un año sigo “El Canasto“, en mi opinión uno de los mejores blogs sobre la materia en español, y he ido probando algunas herramientas y técnicas como el calendario compacto o el (10+2)*5 , pero con ninguna de ellas me he sentido especialmente cómodo, así que he ido haciendo pruebas con diferentes sistemas y aplicaciones, hasta llegar al actual, que me está dando bastante buen resultado.

• Agenda personal: utilizo Google Calendar, que sincronizo automáticamente con mi Blackberry gracias a Google Sync. La vista semanal y mensual te permite tener una visión más amplia, y te da la tranquilidad de que “no se te olvida nada” a corto plazo. Suelo configurar avisos para que me envíe un mail recordatorio días antes de realizar determinadas tareas, como renovar dominios o preparar propuestas comerciales de renovación para clientes.
• Lista de tareas: si no tienes mucha carga de trabajo, con Tasks de Gmail o Remember the milk (y el add on para Firefox)  tendrás suficiente. No obstante, a mí me está siendo muy efectivo tener un documento de Excel en Google, de manera que puedo acceder desde cualquier ordenador y no soy esclavo de aplicaciones de escritorio. (Pincha en la imagen para verla en grande)

Este documento tiene 5 columnas, una por cada día de la semana, y un espacio libre a la derecha que utilizo para notas mentales que voy a revisar durante el fin de semana. Al contrario que las listas de tareas habituales, que categorizan la prioridad según su posición, yo utilizo un código de colores, de manera que no tengo que estar reordenando continuamente las tareas al introducir nuevas.

En la primera fila, en color gris, voy a acumulando tareas que requieren una supervisión o seguimiento. De esta manera, no creas infinidad de pequeñas tareas de revisión que generen ruido en el documento (y en tu cabeza!). En verde están todas las tareas que tengo que hacer yo ese día, en amarillo aquellas que voy a delegar, en naranja las que tengo que hacer en dependencia de otra persona, y en rojo las urgentes.

A lo largo de la jornada voy asignando las tareas al día de la semana en que, casi con certeza, voy a poder dedicar tiempo a su desarrollo. No vale de nada poner una tarea para mañana si sabes que tienes otras cosas urgentes por hacer.

Cuando vaya a terminar tu jornada, mueve todas tus tareas pendientes del día. Te irás a la cama tranquilo, sabiendo que has “terminado”, o al menos organizado tus tareas, y teniendo una idea clara de qué carga de trabajo tendrás el día siguiente.

(Como veo que este post ya es demasiado largo para lo que acostumbro, y aún hay varios temas más que comentar… lo voy a dividir. Próximamente publicaré la segunda parte)